วันนี้มาเรียบเรียงการใช้งานหน้าจอ ระบบธุรการและบุคลากร
ให้สมาชิกได้อ่านกันครับ เพิ่มเติมหรือเปลี่ยนแปลงอะไรบ้าง ก็มาดูกันครับ
หน้าตาเมนู ของระบบธุรการและบุคลากร ก็อยูที่แท็บที่ 4 จากซ้ายไปขวา นะครับ
– มาดูเมนูแรกกันก่อนครับคือ ระบบงานสารบรรณ ครับ
เปิดเข้ามาจะเห็น หน้าหนังสือรับทั้งหมด จะแสดงตาม ช่วงวันที่รับเข้า จะเป็นวันที่ปัจจุบัน และมีช่องให้ค้นหา หนังสือได้ จะกรอกชื่อหนังสือ หรือ เลขที่ ก็ได้
– เวลาจะลงรับเอกสาร หรือ ออกหนังสือ ก็กดปุ่ม “ลงรับเอกสารใหม่” ปุ่มด้านล่าง
ก็จะขึ้นหน้าจอสำหรับ ลงรับเอกสาร ก็คีย์วันที่ออกเอกสาร ก่อน และก็ตามด้วยวันที่รับหนังสือ จะแสดงวันที่ปัจจุบันให้ ถ้าไม่ใช้วันนี้ก็สามารถแก้ไขได้ เอง และเวลา ที่ลงรับ ก็แก้ไขได้เช่นกัน ต่อมาก็กำหนดหน่วยงานที่ส่งหนังสือนี้มา และออกเลขที่ส่ง และเลขที่รับ ตรงจุดนี้สามารถกำหนดเลขให้ รัน auto number ได้ เพียงกดปุ่ม “Set”
– ต่อมาก็มาคีย์ช่อง หัวเรื่อง ว่าหนังสือที่มานี้ มีหัวเรื่องว่าอะไร จำไม่เป็นต้องคีย์ให้ครบ เพราะเอาไว้ค้นหาเท่านั้น ถ้าให้ใส่ครบ ก็ได้ เวลาค้นหา จะได้ค้นได้ชันเจน และตรงตามข้อความ ต่อมาก็คีย์ เรียน , อ้างอิง , สิ่งที่ส่งมา (ถ้ามี) วิธีการนำส่ง (ถ้ามี)
สรุปเนื้อหา ก็คีย์เท่าที่จำเป็น เพื่อเอาไว้ เวลาค้นหา จะค้นหาได้
ต่อมาก็ ประเภทเอกสาร
– อันนี้สำคัญ เพราะเอาไว้แยกประเภท ของหนังสือที่มา ว่าเป็นหนังสือเข้า หรือ หนังสืออก หรือ บันทึกภายใน หรือคำสั่ง ก็ว่ากันไป ระบบออกแบบมาเพื่อแยกประเภทให้ชัดเจน เพื่อเวลาค้นหาจะได้รวดเร็ว ไม่ได้แยกทะเบียน ให้อยู่ในทะเบียนเดียวกัน เวลาค้นหาจะได้ค้นได้ที่เดียวและ เร็วด้วย
ต่อมาก็กำหนดความสำคัญ
– ก็เป็นการแยกหนังสือว่า สำคัญระดับไหน ปกติ หรือ ด่วน หรือ ด่วนมากที่สุด
– ต่อมาก็กำหนดความลับ
อ้อลืมบอก ท่านสามารถกำหนด ประเภทความลับ ได้ที่เมนู ตั้งค่า
– ไม่ว่าจะเป็นประเภท อะไร ก็เข้าไปแก้ไขได้เองครับ ระบบจะให้ท่านเพิ่มหรือเปลี่ยนชื่อ ได้เองครับ
– ต่อมาก็มากรอก วัตถุประสงค์ (ถ้ามี ก็คีย์ ถ้าไม่มีก็ไม่คีย์ก็ได้ )
– ต่อมาก็มากำหนดที่เก็บเอกสาร และวันหมดอายุ (ถ้ามี)
– ต่อมาก็กำหนดคำสำคัญ (ถ้ามี) และ ดำเนินการเสร็จ (ถ้ามี) และสถานะ ของหนังสือ
– และกำหนดให้ติดตตามผลการดำเนินการงาน หรือไม่ ก็เอาไว้ค้น นั้นเอง
– ต่อมาก็กำหนด แผนก ต้องระบุด้วย จะคีย์ทีละแผนกก็ได้ หรือจะเอาทุกแผนก ก็กดป่ม “ทุกแผนก” ก็ได้ ระบบจะเพิ่มให้เองทุกแผนก
– หรือเลือกทุกแผนก กดปุ่มเดียว ระบบจะเพิ่มให้ทั้งหมด
– ต่อมาระบบผู้รับ กำหนดได้เองทีละคน
– ต่อมาแท็บ รายการแผนกที่รับหนังสือ จะไม่ต้องคีย์ เพราะระบบจะมีการบันทึกหากหน่วยงาน เข้า web ไปเปิดอ่านหนังสือเอง ตาม user staff หรือ แผนก ที่กำหนดไว้นั้นเอง
– ต่อมา ก็มา Scan เอกสาร นำเข้า ครับ
– กดเข้าไปปุ่ม Scan เอกสาร ก็จะมีหน้าจอสำหรับ scan เอกสาร โดยเลือกเครื่อง scan เอาเองได้ เช่นรูปด้านบนจะแสดง Canon DR-C225 TWAN ให้หากเครื่องนี้มีการเชื่อมต่อเครื่อง Scan ไว้แล้ว ก็สามารถเชื่อมต่อได้เลย แล้วมากำหนด โหมด สี Colors ว่าจะเอาเป็นภาพ ขาวดำ (Black %White) หรือ ภาพสี ก็ได้ แต่แนะนำให้เป็นภาพ ขาวดำพอ เพราะเอกสารหนังสือ ก็จะเป็นขาวดำอยู่แล้ว กำหนด Resolution ได้ ปกติจะแสดง 200 DPI ให้ครับ เสร็จแล้วก็กดปุ่ม “เริ่ม scan ” ระบบก็จะทำงาน และแสดงรูปที scan ได้ในหน้าตรงกลาง
– หากไม่ได้ติ๊กถูกตรง Show UI Dialog ระบบจะแสดงให้เลย โดยจำค่ารูปแบบก่อนหน้านี้ ที่กำหนดขนาดไว้เช่น A4 แนวตั้ง
– หรือจากต้องการให้แสดง UI Dialog ก็ต้องติ๊ก ด้วย ระบบจะมีหน้าจอกำหนดรูปแบบเอกสารให้ท่านเลือก
– โดยใส่กระดาษ ทั้งหมดเป็นชุด ๆ ก็ได้ ระบบจะดึงมาทั้งหมดทุกแผ่นให้
– กรณี scan แล้วไม่เอาหน้านี้ ก็สามารถลบ หน้านี้ได้ โดยคลิกขวาที่รูปภาพที่ scan มา
– ถ้าเสร็จแล้ว ไม่มีอะไรแก้ไขแล้ว ก็กดปุ่ม “บันทึก” ก็เป็นอันเสร็จสำหรับขั้นตอน scan เอกสาร
– หลังกดบันทึกแล้วก็จะกลับมาหน้าจอนี้ แล้วกดปุ่มบันทึก เป็นอันเสร็จสำหรับ หนังสือ ฉบับนี้ครับ
– ต่อมาถ้าต้องการ ดูเอกสาร ก็สามารถเลือก หนังสือแล้วกดปุ่ม ดู เอกสาร ได้เลย
– ก็จะมีหน้าจอ ดูภาพเอกสาร
– ถ้าต้องการพิมพ์ ก็มีปุ่มสำหรับ print 3 แบบ คือ
1 “Print by Default” คือพิมพ์ผ่านระบบ window api
2 “Print by Wizard” คือพิมพ์แบบ ตัวช่วยจาก window wizard จาก Print Pictures
3 “Print by Report” คือ เขียนรายงาน ดึงภาพมาแสดงอีกทีครับ แบบเดียวกับการทำรายงาน
– ต่อมา ก็มีเมนู ตั้งค่า คือ การกำหนดตัว lookup ต่างๆ ในหน้าจอบันทึกหนังสือ คือ
– กำหนด วิธีการนำส่ง , ประเภทเอกสาร ,ความสำคัญ , ความลับ , วัตถุประสงค์
และสถานะ ครับ
– ต่อมาหากต้องการค้นหา เอกสาร ก็ค้นหาได้ที่ช่องนี้แล้วกดปุ่ม ค้นหาได้ครับ
เป็นอันเสร็จกระบวนการทำงาน และตั้งค่า นะครับ สำหรับระบบสารบรรณ มีคำถามหรือข้อเสนอแนะหรือ สงสัย ก็ แจ้งผมมาได้ทาง
https://www.facebook.com/arm.youant
หรือทาง gmail : arm.panu@gamil.com ก็ได้ครับ
มีคนถาม แล้ว scan เยอะๆ ตารางจะไม่บวมเหรอ
ตอบ : ผมได้แยกตารางให้แล้วเป็นเดือนๆ ไว้แล้วครับ เช่น หนังสือรับเดือนนี้ (มิถุนายน ปี 2561) ระบบจะสร้างตาราง อัตโนมัติ เองชื่อ edoc_scan_2018_06 ให้เอาไว้เก็บเฉพาะหนังสือที่คีย์ในช่วงเดือน มิถุนายน ปี 2561(2018) นั้นเองครับ ถ้ามีหนังสือเดือน กรกฎาคม ปี 2561 ระบบก็จะสร้างตารางขึ้นใหม่ชื่อ edoc_scan_2018_07 ให้เองครับ สำหรับเก็บเอกสารของเดือน กรกฎาคม ปี 2561 นะครับ ประมาณนี้ ดังนั้น ปี 2561 ก็จะมีตาราง 12 ตารางแยกเดือนไว้ให้ครับ ตารางจะไม่บวม และไม่กิน ทรัพยากร(RAM Buffer) นะครับ
บทความต่อไป จะมาเรียบเรียง ระบบบุคลากร ให้นะครับ และตามด้วยระบบ ขอใช้รถยนต์ และระบบขอให้ห้องประชุมครับ
ขอบคุณที่ติดตาม และสนับสนุน ครับ ขอบคุณจากใจ
