วันนี้มาเรียบเรียงการใช้งานหน้าจอ ระบบธุรการและบุคลากร
ให้สมาชิกได้อ่านกันครับ เพิ่มเติมหรือเปลี่ยนแปลงอะไรบ้าง ก็มาดูกันครับ
หน้าตาเมนู ของระบบธุรการและบุคลากร ก็อยูที่แท็บที่ 4 จากซ้ายไปขวา นะครับ
– มาดูเมนูแรกกันก่อนครับคือ ระบบงานสารบรรณ ครับ
เปิดเข้ามาจะเห็น หน้าหนังสือรับทั้งหมด จะแสดงตาม ช่วงวันที่รับเข้า จะเป็นวันที่ปัจจุบัน และมีช่องให้ค้นหา หนังสือได้ จะกรอกชื่อหนังสือ หรือ เลขที่ ก็ได้
– เวลาจะลงรับเอกสาร หรือ ออกหนังสือ ก็กดปุ่ม “ลงรับเอกสารใหม่” ปุ่มด้านล่าง
ก็จะขึ้นหน้าจอสำหรับ ลงรับเอกสาร ก็คีย์วันที่ออกเอกสาร ก่อน และก็ตามด้วยวันที่รับหนังสือ จะแสดงวันที่ปัจจุบันให้ ถ้าไม่ใช้วันนี้ก็สามารถแก้ไขได้ เอง และเวลา ที่ลงรับ ก็แก้ไขได้เช่นกัน ต่อมาก็กำหนดหน่วยงานที่ส่งหนังสือนี้มา และออกเลขที่ส่ง และเลขที่รับ ตรงจุดนี้สามารถกำหนดเลขให้ รัน auto number ได้ เพียงกดปุ่ม “Set”
– ต่อมาก็มาคีย์ช่อง หัวเรื่อง ว่าหนังสือที่มานี้ มีหัวเรื่องว่าอะไร จำไม่เป็นต้องคีย์ให้ครบ เพราะเอาไว้ค้นหาเท่านั้น ถ้าให้ใส่ครบ ก็ได้ เวลาค้นหา จะได้ค้นได้ชันเจน และตรงตามข้อความ ต่อมาก็คีย์ เรียน , อ้างอิง , สิ่งที่ส่งมา (ถ้ามี) วิธีการนำส่ง (ถ้ามี)
สรุปเนื้อหา ก็คีย์เท่าที่จำเป็น เพื่อเอาไว้ เวลาค้นหา จะค้นหาได้
ต่อมาก็ ประเภทเอกสาร
– อันนี้สำคัญ เพราะเอาไว้แยกประเภท ของหนังสือที่มา ว่าเป็นหนังสือเข้า หรือ หนังสืออก หรือ บันทึกภายใน หรือคำสั่ง ก็ว่ากันไป ระบบออกแบบมาเพื่อแยกประเภทให้ชัดเจน เพื่อเวลาค้นหาจะได้รวดเร็ว ไม่ได้แยกทะเบียน ให้อยู่ในทะเบียนเดียวกัน เวลาค้นหาจะได้ค้นได้ที่เดียวและ เร็วด้วย
ต่อมาก็กำหนดความสำคัญ
– ก็เป็นการแยกหนังสือว่า สำคัญระดับไหน ปกติ หรือ ด่วน หรือ ด่วนมากที่สุด
– ต่อมาก็กำหนดความลับ
อ้อลืมบอก ท่านสามารถกำหนด ประเภทความลับ ได้ที่เมนู ตั้งค่า
– ไม่ว่าจะเป็นประเภท อะไร ก็เข้าไปแก้ไขได้เองครับ ระบบจะให้ท่านเพิ่มหรือเปลี่ยนชื่อ ได้เองครับ
– ต่อมาก็มากรอก วัตถุประสงค์ (ถ้ามี ก็คีย์ ถ้าไม่มีก็ไม่คีย์ก็ได้ )
– ต่อมาก็มากำหนดที่เก็บเอกสาร และวันหมดอายุ (ถ้ามี)
– ต่อมาก็กำหนดคำสำคัญ (ถ้ามี) และ ดำเนินการเสร็จ (ถ้ามี) และสถานะ ของหนังสือ
– และกำหนดให้ติดตตามผลการดำเนินการงาน หรือไม่ ก็เอาไว้ค้น นั้นเอง
– ต่อมาก็กำหนด แผนก ต้องระบุด้วย จะคีย์ทีละแผนกก็ได้ หรือจะเอาทุกแผนก ก็กดป่ม “ทุกแผนก” ก็ได้ ระบบจะเพิ่มให้เองทุกแผนก
– หรือเลือกทุกแผนก กดปุ่มเดียว ระบบจะเพิ่มให้ทั้งหมด
– ต่อมาระบบผู้รับ กำหนดได้เองทีละคน
– ต่อมาแท็บ รายการแผนกที่รับหนังสือ จะไม่ต้องคีย์ เพราะระบบจะมีการบันทึกหากหน่วยงาน เข้า web ไปเปิดอ่านหนังสือเอง ตาม user staff หรือ แผนก ที่กำหนดไว้นั้นเอง
– ต่อมา ก็มา Scan เอกสาร นำเข้า ครับ
– กดเข้าไปปุ่ม Scan เอกสาร ก็จะมีหน้าจอสำหรับ scan เอกสาร โดยเลือกเครื่อง scan เอาเองได้ เช่นรูปด้านบนจะแสดง Canon DR-C225 TWAN ให้หากเครื่องนี้มีการเชื่อมต่อเครื่อง Scan ไว้แล้ว ก็สามารถเชื่อมต่อได้เลย แล้วมากำหนด โหมด สี Colors ว่าจะเอาเป็นภาพ ขาวดำ (Black %White) หรือ ภาพสี ก็ได้ แต่แนะนำให้เป็นภาพ ขาวดำพอ เพราะเอกสารหนังสือ ก็จะเป็นขาวดำอยู่แล้ว กำหนด Resolution ได้ ปกติจะแสดง 200 DPI ให้ครับ เสร็จแล้วก็กดปุ่ม “เริ่ม scan ” ระบบก็จะทำงาน และแสดงรูปที scan ได้ในหน้าตรงกลาง
– หากไม่ได้ติ๊กถูกตรง Show UI Dialog ระบบจะแสดงให้เลย โดยจำค่ารูปแบบก่อนหน้านี้ ที่กำหนดขนาดไว้เช่น A4 แนวตั้ง
– หรือจากต้องการให้แสดง UI Dialog ก็ต้องติ๊ก ด้วย ระบบจะมีหน้าจอกำหนดรูปแบบเอกสารให้ท่านเลือก
– โดยใส่กระดาษ ทั้งหมดเป็นชุด ๆ ก็ได้ ระบบจะดึงมาทั้งหมดทุกแผ่นให้
– กรณี scan แล้วไม่เอาหน้านี้ ก็สามารถลบ หน้านี้ได้ โดยคลิกขวาที่รูปภาพที่ scan มา
– ถ้าเสร็จแล้ว ไม่มีอะไรแก้ไขแล้ว ก็กดปุ่ม “บันทึก” ก็เป็นอันเสร็จสำหรับขั้นตอน scan เอกสาร
– หลังกดบันทึกแล้วก็จะกลับมาหน้าจอนี้ แล้วกดปุ่มบันทึก เป็นอันเสร็จสำหรับ หนังสือ ฉบับนี้ครับ
– ต่อมาถ้าต้องการ ดูเอกสาร ก็สามารถเลือก หนังสือแล้วกดปุ่ม ดู เอกสาร ได้เลย
– ก็จะมีหน้าจอ ดูภาพเอกสาร
– ถ้าต้องการพิมพ์ ก็มีปุ่มสำหรับ print 3 แบบ คือ
1 “Print by Default” คือพิมพ์ผ่านระบบ window api
2 “Print by Wizard” คือพิมพ์แบบ ตัวช่วยจาก window wizard จาก Print Pictures
3 “Print by Report” คือ เขียนรายงาน ดึงภาพมาแสดงอีกทีครับ แบบเดียวกับการทำรายงาน
– ต่อมา ก็มีเมนู ตั้งค่า คือ การกำหนดตัว lookup ต่างๆ ในหน้าจอบันทึกหนังสือ คือ
– กำหนด วิธีการนำส่ง , ประเภทเอกสาร ,ความสำคัญ , ความลับ , วัตถุประสงค์
และสถานะ ครับ
– ต่อมาหากต้องการค้นหา เอกสาร ก็ค้นหาได้ที่ช่องนี้แล้วกดปุ่ม ค้นหาได้ครับ
เป็นอันเสร็จกระบวนการทำงาน และตั้งค่า นะครับ สำหรับระบบสารบรรณ มีคำถามหรือข้อเสนอแนะหรือ สงสัย ก็ แจ้งผมมาได้ทาง
https://www.facebook.com/arm.youant
หรือทาง gmail : arm.panu@gamil.com ก็ได้ครับ
มีคนถาม แล้ว scan เยอะๆ ตารางจะไม่บวมเหรอ
ตอบ : ผมได้แยกตารางให้แล้วเป็นเดือนๆ ไว้แล้วครับ เช่น หนังสือรับเดือนนี้ (มิถุนายน ปี 2561) ระบบจะสร้างตาราง อัตโนมัติ เองชื่อ edoc_scan_2018_06 ให้เอาไว้เก็บเฉพาะหนังสือที่คีย์ในช่วงเดือน มิถุนายน ปี 2561(2018) นั้นเองครับ ถ้ามีหนังสือเดือน กรกฎาคม ปี 2561 ระบบก็จะสร้างตารางขึ้นใหม่ชื่อ edoc_scan_2018_07 ให้เองครับ สำหรับเก็บเอกสารของเดือน กรกฎาคม ปี 2561 นะครับ ประมาณนี้ ดังนั้น ปี 2561 ก็จะมีตาราง 12 ตารางแยกเดือนไว้ให้ครับ ตารางจะไม่บวม และไม่กิน ทรัพยากร(RAM Buffer) นะครับ
บทความต่อไป จะมาเรียบเรียง ระบบบุคลากร ให้นะครับ และตามด้วยระบบ ขอใช้รถยนต์ และระบบขอให้ห้องประชุมครับ
ขอบคุณที่ติดตาม และสนับสนุน ครับ ขอบคุณจากใจ
4,711 total views, 1 views today