คู่มือการใช้งาน ระบบ พัสดุคงคลัง ANTManage EP.4

จะอยู่ที่เมนูแรก

1 คือ ระบบจัดซื้อ วัสดุ เข้าคลังใหญ่ มีเมนูดังนี้
– ระบบแผนจัดซื้อ, จัดซื้อวัสดุ ,  เบิกสินค้าจากคลังใหญ่ ,  ตรวจสอบยอดคงเหลือคลังใหญ่ ,  เมนูกำหนดค่าพื้นฐาน , รายงานฯ , และแจ้งปัญหา
ความสามารถ ขอระบบวัสดุคงคลัง ดังนี้
– สามารถประมวลผลหาจำนวนเฉลี่ยจำนวนการเบิก วัสดุต่างๆ จากคลังต่างๆ ได้ หากมีข้อมูลปีงบก่อนหน้านี้ เช่น ใช้งานโปรแกรมมาแล้ว 2 ปีขึ้นไปก็สามารถหาจำนวนเฉลี่ยการเบิกจ่าย ปีก่อนๆ ได้
– สามารถออกใบสั่งซื้อด้วยระบบจัดซื้อวัสดุ โดยนำใบส่งของมาคีย์ เพื่อนำวัสดุเข้าคลังใหญ่ เอาไว้ตัดจ่าย เบิกจ่ายให้หน่วยงานต่าง ๆ ได้
– สามารถยกเลิกใบสั่งซื้อได้หาก มีการอนุมัติใบสั่งซื้อนี้ไปแล้ว และสามารถคืนวัสดุที่เบิกไปได้ กรณีจะยกเลิกใบสั่งซื้อนั้นๆ
– สามารถแก้ไขข้อมูลรายละเอียดใบสั่งซื้อได้ กรณีอนุมัติไปแล้ว แต่ต้องเป็น user Admin เท่านั้น
– สามารถเก็บประวัติการลบใบสั่งซื้อ ไว้เปิดดูกรณีมีคนไปยกเลิกใบสั่งซื้อ และสามารถกู้คืนได้ แต่ต้องเป็น admin
– ระบบจะ lock (ห้ามแก้ไข) ใบสั่งซื้อ หากใบสั่งซื้อนั้นถูกอนุมัติแล้ว แต่สามารถยกเลิกใบสั่งซื้อได้ โดย user Admin เฉพาะกรณีที่ยังไม่ได้เบิกนำไปใช้
– สามารถเบิก/จ่าย วัสดุจากคลังใหญ่ ให้หน่วยงานย่อย ได้ ( ผู้ใช้ ทั่วไปสามารถคีย์เบิกจองวัสดุได้ แต่ไม่มีสิทธิอนุมัติ)
– สามารถเบิก/จ่าย โดยกำหนดผู้อนุมัติเบิกจ่ายวัสดุ ได้ ว่าจะให้ user คนไข้ไหน เป็นคนอนุมัติ
– สามารถดูรายงานสรุปการเบิก/จ่ายได้ สามารถเลือกช่วงวันที่ ที่กำหนดดูรายงานได้เช่นกัน
– สามารถกำหนดค่าพื้นฐาน เช่น ทะเบียนสินค้า ทะเบียนคลังใหญ่ ทะเบียนบริษัท ทะเบียนชนิดสินค้า ทะเบียนสิทธิการใช้งาน ทะเบียนกรรมการตรวจรับ ทะเบียนชนิดสินค้า ทะเบียนประเภทเงินงบ
– สามารถตรวจสอบยอดคลังใหญ่ได้ แยกเป็นแต่ละคลัง

2 คือ ระบบจัดซื้อครุภัณฑ์

– สามารถออกใบจัดซื้อครุภัณฑ์ ได้ และสามารถโอนรายการครุภัณฑ์ที่ซื้อ โอนเข้าไปยังทะเบียนครุภัณฑ์ได้ แต่จะยังไม่มีเลขที่ครุภัณฑ์ต้องเข้าไปกำหนด เลขที่ครุภัณฑ์ในภายหลัง
– สามารถกำหนดรายการครุภัณฑ์ได้ จากทะเบียนครุภัณฑ์
3 คือ ระบบจัดจ้าง  เช่น จ้างเหมาฯ,  จ้างเหมาทำฟันปลอม , จ้างเหมาซ่อมแซมฯ

– สามารถออกใบจัดจ้าง ได้โดยแยกเป็นประเภทการจัดจ้างได้ เช่น จ้างเหมาทำฟันปลอม ฯลฯ
4 คือ ระบบจัดจ่าย

– สามารถออกใบจัดจ่าย ได้โดยแยกเป็นประเภทการจัดจ่าย เช่น จ่ายบิลค่าน้ำค่าไฟ ค่าอุปโภคฯ อื่น
– สามารถกำหนดให้ lock รายการหากการจัดซื้อ/จัดจ้างสมบูรณ์แล้ว จะทำให้ไม่ให้ user ทั่วไปเข้าไปแก้ไขข้อมูลในภายหลังได้ จะแก้ไขได้เฉพาะสิทธิ admin

การใช้งานเริ่มแรกต้องกำหนดค่าพื้นฐานก่อนคือ

กำหนด รายการคลังสินค้า  (คลังใหญ่)

ต่อมาก็กำหนด
บริษัทผู้ขาย

ต่อมาก็มากำหนดรายการคลังย่อย
– สามารถ กำหนดให้ แผนกย่อยกำหนดให้เบิกเฉพาะสินค้าที่เรากำหนดได้  จำกัดจำนวน การเบิกก็ได้เช่นกัน

ต่อมา รายการสินค้า

ต้องกำหนดค่าให้ครบถ้วยด้วยนะครับ ไม่งั้นจะไม่สามารถค้นหา หรือ บันทึกจัดซื้อได้

ลูกศรชื่อคือข้อมูลที่จะต้องบันทึกให้สมบูรณ์นะครับ

ต่อมา กำหนดสิทธิการใช้งาน
– จะต้องกำหนดให้ครบทุกแท็บนะครับ

ต่อมากำหนด กรรมการตรวจรับ

ต่อมากำหนด ชนิดสินค้า

ต่อมา กำหนด ประเภทเงินงบ

ต่อมาก็เริ่มบันทึก การสั่งซื้อ ได้แล้วละครับ
มาเริ่มกันเลย

โดยช่องที่จำเป็นต้องคีย์ข้อมูล   ให้คีย์ให้ครบทุกช่อง นะครับ ตามลูกศร ครับ

ต่อมาก็มาคีย์สินค้า โดยคลิกขวา เพิ่มรายการ

สามารถใส่รายการสินค้าได้  เพิ่มเติม แต่ไม่ควรเกิน  50 รายการ

ราคาจะมี 2 ประเภทให้เลือกคือราคาปกติ  สำหรับใบสั่งซื้อ ที่ไม่มีสินค้าแถม   จะได้ยอดรวมตรงกับภาษี
แต่ถ้า กรณี มีสินค้าของแถม  ให้กำหนดเป็นราคาแถม แทน เพื่อจะได้เอาไว้แยกใบสั่งซื้อ ออกมาเพื่อให้นำเข้าและเบิกจ่ายได้

ต่อมาเมื่อคีย์เสร็จ สามารถคีย์รายการต่อไปได้
ส่วนภาษีจะคิด 3 แบบคือ มีภาษีอยู่ร่วมด้วย  ,  ไม่รวมภาษีจะคิดภาษีเพิ่ม , ไม่คิดภาษี

ต่อมากำหนดกรรมการตรวจรับ

ต่อมากำหนดเลขที่คำสั่ง แต่งตั้ง ผู้ตรวจ , เลขที่รายงานขอซื้อ , เลขที่ขอพิจารณา, เลขที่การตรวจรับ , เลขที่รายงานรายการจัดซื้อ  (ถ้ามี)

กำหนดเหตุผล การจัดซื้อ ใบนี้ , ภายใต้วงเงิน , และ กำหนดวันที่เวลาจะต้องใช้

กำหนด ประเภทสินค้าด้วย  หรือถ้าต้องการคีย์แบบไม่ระบุประเภท ก็ให้ติ๊กถูก  ต้องระบุ  เอาออกนะครับ

เมื่อคีย์ข้อมูลเสร็จแล้ว ก็บันทึกได้เลย  หรือหาก มีการส่งใบส่งของเรียบร้อยแล้ว ก็ให้ติ๊กถูกตรง   ยืนยัน รับสินค้าครบถ้วนแล้ว

ใบสั่งซื้อนี้ก็จะพร้อมที่จะอนุมัติ แล้วพร้อมจะโดนสินค้าในใบสั่งซื้อนี้ ถูกนำเข้าไปยังคลังใหญ่ด้วย

ต่อมาก็มาทำการอนุมัติ ใบสั่งซื้อนี้  เพื่อคีย์รายการใบส่งของ

โดยเลือกใบสั่งซื้อที่ มีการส่งสินค้าครบ  แล้วไปที่ปุ่ม  “ลงรับใบสั่งซื้อเข้าคลัง”  ก็จะขึ้นหน้าจอใบส่งของ  ให้กรอกรายละเอียดตามลูกศร ที่ชี้ไว้นะครับ
เมื่อกดยืนยันการรับสินค้า  ก็จะทำการโดนสินค้าใบนี้เข้าคลังใหญ่  แล้วจะสามารถเบิกจ่ายได้  และใบสั่งซื้อนี้ก็จะถูก  lock  จะไม่สามารถแก้ไขอะไรได้อีกแล้ว

จะสังเกตุที่  icon จะเป็นรูป กุญแจ lock ไว้ และจะแสดงรายละเอียดใบรับเข้าคลัง
ถ้าเข้าไปแก้ไขใบสั่งซื้อ ก็จะไม่สามารถบันทึกได้อีก

จะขึ้นข้อความว่า   “ตรวจสอบรายงานได้ส่งเข้าคลังแล้ว…ไม่สามารถแก้ไขรายได้ได้ !!”

ต่อมาไปตรวจสอบยอดคลังใหญ่


จะเห็นยอดรับเข้า แต่ละ lot  และยอดรวมจะแสดงในช่องคงเหลือ
สามารถดู stock card ได้

–

จะแยกเป็นข้อมูลปีงบประมาณ  เพื่อดูทีละปีงบ
จะแสดงยอดรับเข้า  และยอดเบิกจ่าย  ถ้ามีประวัติการเบิกจ่าย

ต่อมาก็สามารถให้ หน่วยงานย่อย สามารถคีย์เบิกจ่ายได้

เดี่ยวมาอ่านต่อใน  EP.5  นะครับ …..